การจัดเตรียมอุปกรณ์ให้เข้ากับงานอีเว้นท์

World Wide

ถ้าหากคุณเป็นมือใหม่ในการเตรียมสถานที่ คุณอาจจะมีความรู้สึกว่ามันยาก และดูวุ่นวาย แต่จริง ๆ แล้วไม่เลย การจัดงานเป็นเรื่องที่เหนื่อย ไมใช่เรื่องยาก ที่คุณต้องการหลัก ๆ ก็คือเครื่องมือช่วยจำ อย่างสมุดโน้ตสำหรับใช้จดรายการสิ่งจำเป็นต่าง ๆ และตารางในการทำงาน เพื่อช่วยให้การจัดเตรียมเป็นไปอย่างราบรื่น

อันดับแรกคุณจำเป็นต้องคิดภาพงานในหัวก่อนว่าอยากจะให้มันออกมาแบบไหน อย่างงานเลี้ยงหลังตีกอล์ฟ งานมอบรางวัลต่าง ๆ หรืออาจจะเป็นงานส่วนตัว เพื่อจะได้ช่วยให้การเลือกลักษณะการวางแผนผังเบื้องต้นรวมไปถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง แต่ถ้าหากคิดไม่ออกจริง ๆ คุณอาจจะลองเปิดภาพตัวอย่างดูจากในเว็บไซต์เพื่อนำมาเป็นแบบอย่างในการช่วยตัดสินใจได้อีกแรงหนึ่ง

ตัวอย่างรายการสิ่งที่ควรเตรียมในการจัดงาน

1.สถานที่จัดเป็นที่ไหน อยู่ในอาคาร หรือภายนอก

2.จัดวันที่เท่าไหร่ เวลาไหน

3.จะนวนแขกประมาณเท่าไหร่

4.มีการเรียงชื่อแขกตามตัวอักษร

5.เขียนชื่อแขกคนสำคัญแยกออกมา

6.ข้อมูลของแขกที่ติดต่อได้

7.งบประมาณในการจัดงาน

8.มีสิ่งบันเทิงภายงานไหม

9.มีวิทยากร หรือเปล่า

10.จ้างช่างภาพ หรือตากล้องไหม

หลังจากนั้นก็จะเป็นการเลือกอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง หากเป็นงานที่เน้นในส่วนของชี้แจงข้อมูล หลัก ๆ ที่ต้องเตรียมก็คือ จอฉายภาพ เครื่องขยายเสียง ไมโครโฟน ถ้าเป็นทางการหน่อยก็จะมีโพเดียมเพิ่มเข้ามา ควรมีเจ้าหน้าที่ทางเทคนิคเข้ามาดูแลเป็นพิเศษด้วย แต่ถ้าหากเป็นงานทั่วไปอย่างงานเลี้ยง ก็ไม่จำเป็นต้องซีเรียสอะไรมาก ขอเพียงแค่มีสิ่งบันเทิงให้แขกบ้างซักเล็กน้อยก็ดี

สิ่งที่คุณอาจจะต้องใช้ในการจัดงาน

1.เครื่องขยายเสียงอย่างลำโพง

2.โบรชัวร์ หรือแผ่นพับ

3.โปสเตอร์ และ แบนเนอร์

4.ของชำร่วยต่าง ๆ

5.ของประดับตกแต่ง

6.การทำภาพวีดีโอที่เกี่ยวข้อง

การจะให้งานออกมาดี จำเป็นต้องจับตาดูความเคลื่อนภายในงานตลอดเวลา เพื่อเขาควบคุมสถานการ์ณให้ทันท่วงทีเมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น อย่างการจดบันทึกแขกว่าใครมาถึงแล้วบ้าง และใครยังไม่มา เพื่อสำรวจแขกทั้งหมด ให้อยู่ในการควบคุมของทีมงาน และอย่าลืมเบอร์โทรสำหรับติดต่อสายด่วนไว้ด้วยล่ะ

ถ้าหากงานได้เริ่มไปแล้วสิ่งต่อไปก็คือการบริการแขก เมื่อแขกต้องการ หรือประสบปัญหาอะไร ควรจัดเตรียมเจ้าหน้าที่ไว้คอยให้บริการเสมอ ไม่ควรปล่อยให้แขกเดินเพ่นพ่านไปมาในงาน โดยไม่ใส่ใจ มีการส่งเจ้าหน้าที่เดินสำรวจความเรียบร้อยรอบ ๆ งาน หากเกิดอะไรผิดปกติ อย่างคนนอกเข้ามา สัตว์ไม่พึงประสงค์เลื่อยเข้ามาจะได้ไล่จัดการได้ทัน